GDPR - Hvad må du som arbejdsgiver sige til kollegaerne?

Som arbejdsgiver har man ofte brug for at kommunikere om ændringer i medarbejderstaben – fx når en medarbejder fratræder, bliver syg, går på barsel eller får en ny rolle. Det kan være nødvendigt for at sikre driften, planlægge opgaver eller informere relevante kolleger.

Men samtidig stiller databeskyttelsesreglerne (GDPR) tydelige krav til, hvordan og i hvilket omfang personoplysninger om medarbejdere må deles internt i virksomheden. Det gælder også, når der "bare" er tale om mundtlig information til andre kolleger eller afdelinger.

Det grundlæggende princip i GDPR er, at personoplysninger kun må videregives, når der er et sagligt formål og et lovligt behandlingsgrundlag. Det vil sige, at man som arbejdsgiver skal afveje behovet for at dele informationen, op mod hensynet til medarbejderens ret til privatliv og databeskyttelse.

Derfor er det vigtigt at kende grænserne for, hvad man må fortælle internt – og hvordan.

Fortrolige og følsomme oplysninger

Oplysninger om sygdom og graviditet betragtes som følsomme personoplysninger, mens oplysninger om fx en opsigelse, degradering eller fravær pga. sygdom normalt er fortrolige.

Det betyder, at du som arbejdsgiver ikke umiddelbart kan videregive oplysningerne til de øvrige kollegaer.

Opsigelse, bortvisning eller degradering

Hvis en medarbejder fratræder, uanset årsagen, må du nøjes med at oplyse, at personen stopper, og evt. hvornår, men man kan ikke oplyse årsagen.

Ved bortvisning er det ekstra vigtigt at være diskret, da det typisk er forbundet med alvorlige forhold.

Bliver en medarbejder degraderet, må du heller ikke oplyse om årsagen.

Hvis der imidlertid opstår en utilsigtet og alvorlig rygtedannelse, kan du som arbejdsgiver være nødt til at afværge det ved at give enkelte oplysninger. Her bør du altid kontakte DM&T’s HR-jurister for en vurdering.

Sygdom og graviditet

Du må som arbejdsgiver gerne oplyse de øvrige relevante kollegaer, at en medarbejder er syg, så længe du ikke oplyser noget om symptomer, diagnoser, behandlinger eller årsagen til sygefraværet.

Graviditet betragtes som en følsom oplysning og må som udgangspunkt ikke videregives, før den pågældende medarbejder selv har meldt det ud. Dog kan arbejdsgiveren oplyse om det, når man skal planlægge afløsning og fordeling af opgaver for den kommende tid. Det vil typisk ske fra 3 måneder før orlovens begyndelse.

Interne oplysninger og behov for videregivelse

Der kan være et sagligt og nødvendigt behov for at dele oplysninger internt, fx i HR-afdelingen eller med nærmeste leder, men det skal altid ske ud fra et "need to know"-princip og under iagttagelse af passende sikkerhedsforanstaltninger, så oplysningen ikke spredes utilsigtet.

Samarbejde med tillidsrepræsentanten

Selvom der er en tillidsrepræsentant, medfører det ikke i sig selv, at oplysninger kan videregives til denne. Der er ikke i DM&T’s overenskomster hjemmel til, at personoplysninger frit kan videregives til en TR. Det skal derfor ske med samtykke fra medarbejderen. Et samtykke er fx givet, hvis medarbejderen ønsker sin TR med til en opsigelsessamtale.

DM&T har i samarbejde med både 3F, Teknisk Landsforbund og HK HANDEL lavet en standardaftale om ansvarsfordelingen for håndtering af persondata mellem virksomheden og TR. En sådan aftale kan rekvireres hos DM&T’s HR-advokater eller på dmogt.dk.